Der
Landkreis Osnabrück hat zum 01.01.2017 eine Zentrale Vergabestelle (ZVS)
eingerichtet, die zunächst die Vergaben innerhalb des Landkreises Osnabrück an
einer Stelle gebündelt hat. Die Kreisverwaltung ist genauso wie die Gemeinde
Berge als öffentlicher Auftraggeber an die Bestimmungen der EU, nationale
Bestimmungen sowie an Länderrecht gebunden. Mit der Einrichtung der ZVS wurde
beim Landkreis Osnabrück eine Organisationsstruktur gefunden, die ein hohes Maß
an Rechts- und Praxiswissen auf diesem Gebiet garantiert und somit ein
rechtssicheres Arbeiten innerhalb des sehr komplexen und von häufigen Änderungen
betroffenen Vergaberechts ermöglicht.
Die ZVS des Landkreises Osnabrück nutzt ein
Vergabemanagementsystem, dass die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung
eines Verfahrens von der Erfassung und der Veröffentlichung und/oder
Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über die Annahme der Angebote und die
Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur Auftragsvergabe ermöglicht.
Der Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das
Vergabemanagementsystem der Firma cosinex GmbH und die Hosting-Dienstleistungen
der ITEBO GmbH sowie den Vergabemarktplatz „vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt
damit bereits jetzt die Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die schrittweise in den kommenden Jahren verpflichtend
eingeführt wird.
Seit dem 18.10.2018 dürfen öffentliche Auftraggeber
bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte keine abweichenden Mittel mehr
verlangen, sondern sind zur Annahme ausschließlich elektronischer Angebote
verpflichtet. Im Unterschwellenbereich gilt für Bauleistungen weiterhin das
Wahlrecht des Auftraggebers. Eine Begrenzung auf elektronische Angebote wäre
aber ab diesem Zeitpunkt bereits zulässig.
Für die Vergabe von Liefer- und
Dienstleistungen sieht die in Niedersachsen noch in Kraft zu setzende
Unterschwellenvergabeordnung abweichende Übergangsvorschriften vor. Ab dem 01.01.19
ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Einreichung von
elektronischen Angeboten zu akzeptieren. Ab dem 01.01.20 ist vorzugeben, dass
Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz ausschließlich mithilfe
elektronischer Mittel übermitteln.
Die ZVS des Landkreises Osnabrück wurde von
vornherein unter der Zielsetzung, die Dienstleistung auch für die
kreisangehörigen Kommunen anzubieten, konzipiert. In
Abhängigkeit von der Anzahl und dem Umfang der jährlichen Vergaben sowie der
Organisation der Beschaffungsvorgänge stehen den Kommunen von der reinen
Nutzung eines Serviceportals zur Bereitstellung der Unterlagen und zur
formgerechten Entgegennahme der Angebote bis hin zur Etablierung eines eigenen
Vergabemanagementsystems verschiedene Möglichkeiten offen, um die eVergabe umzusetzen. Als weitere Option
soll für die Kommunen im Landkreis Osnabrück die Möglichkeit bestehen, sich der
ZVS als Dienstleister für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu
bedienen, so dass diese Kommunen keine eigenen technischen und personellen
Ressourcen für das Thema eVergabe
vorhalten müssen.
Der Landkreis Osnabrück beabsichtigt, mit
interessierten Kommunen eine mandatierende Zweckvereinbarung zur Nutzung der
ZVS zu schließen. Diese beinhaltet die Regelung der Zuständigkeiten und die
aufzubringenden Kosten. Auf die Gemeinde Berge entfallen die Personalkosten,
die vom Landkreis Osnabrück für die jeweiligen Vergabeverfahren aufgewendet werden.
Als Stundensatz ist in der Vereinbarung ein Betrag von 59,78 € angesetzt
worden.
Von der ZVS ist der durchschnittliche Zeitanteil
für ein Vergabefahren mit 6 Stunden angesetzt, so dass je Ausschreibung
dementsprechend mit Kosten von ca. 360,00 € gerechnet werden kann, wobei
umfangreiche Verfahren zeitaufwendiger und dementsprechend teurer sind und
einfachere Verfahren einen geringeren Zeitaufwand bewirken und dementsprechend
günstiger sind. Der je Ausschreibung erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis Osnabrück
zu dokumentieren.
Zusätzlich sind die laufenden Kosten für den
Einsatz des Vergabemanagementsystems von rd. 150 € durch die Gemeinde Berge zu
zahlen. Die einmaligen Einrichtungskosten in Höhe von 790 € je Gemeinde werden
durch den Landkreis getragen. Zudem werden die Mitarbeiter der Samtgemeinde
Fürstenau durch die ZVS geschult und der Support über die ZVS geleistet.
Folgende Vorteile bietet diese Kooperation:
- Die
technischen Voraussetzungen der eVergabe
müssen nicht eigenständig geschaffen und bezahlt werden.
- Die ZVS
steht als ständiger Ansprechpartner und Berater für vergaberechtliche
Angelegenheiten zur Verfügung.
·
Die ZVS führt das Vergabeverfahren elektronisch
durch.
·
Die ZVS verfügt über die personellen und
technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem
Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten bestehen,
rechtssicher durchzuführen.
·
Die Mitarbeiter der Samtgemeinde Fürstenau können
jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand einsehen.
Bei der Gemeinde verbleiben allerdings die
fachspezifischen Aufgabenbereiche (u. a. Erstellung der Leistungsverzeichnisse,
fachspezifische Auskünfte, Vergabevorschläge sowie die Kommunikation mit den
Bietern).
Die Zweckvereinbarung deckt Ausschreibungen
ab einem Betrag von 10.000,00 € ab. Dieser Betrag wurde vor dem Hintergrund
gewählt, damit auch die Anwendung des Niedersächsischen Tariftreue- und
Vergabegesetzes berücksichtigt wird und die Vorlagepflicht beim
Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist. Zweckvereinbarungen unterliegen der
Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind öffentlich bekannt zu
machen.
Für an öffentlichen Aufträgen des Landkreises
und seiner Kommunen interessierte Unternehmen ist die einheitliche
Vorgehensweise sowie die Nutzung eines einheitlichen technischen Systems von
Vorteil. Durch die digitale Bereitstellung sowie Bearbeitung der
Vergabeunterlagen entfallen u.a. Postwege und das Verfahren wird verkürzt. Die
Einführung einer eVergabe-Lösung
ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die Vergabeunterlagen einzusehen
sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere durch die digitalisierte
Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter bezüglich Transparenz und
Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.
Die
Kosten für die Vergabeverfahren werden im Innenverhältnis durch die
Samtgemeinde Fürstenau übernommen.
(Brandt) |
Bürgermeister |
Anlagen
- Entwurf der Zweckvereinbarung mit dem Landkreis Osnabrück
Beschlussvorschlag:
- ohne Beschlussvorschlag -