Der Landkreis Osnabrück hat zum
01.01.2017 eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet, die zunächst die
Vergaben innerhalb des Landkreises Osnabrück an einer Stelle gebündelt hat.
Die Kreisverwaltung ist
genauso wie die Stadt Fürstenau als öffentlicher Auftraggeber an die
Bestimmungen der EU, nationale Bestimmungen sowie an Länderrecht gebunden. Mit
der Einrichtung der ZVS wurde beim Landkreis Osnabrück eine
Organisationsstruktur gefunden, die ein hohes Maß an Rechts- und Praxiswissen
auf diesem Gebiet garantiert und somit ein rechtssicheres Arbeiten innerhalb
des sehr komplexen und von häufigen Änderungen betroffenen Vergaberechts
ermöglicht.
Die ZVS des Landkreises Osnabrück nutzt ein
Vergabemanagementsystem, dass die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung
eines Verfahrens von der Erfassung und der Veröffentlichung und/oder
Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über die Annahme der Angebote und die
Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur Auftragsvergabe ermöglicht. Der
Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das Vergabemanagementsystem der Firma cosinex
GmbH und die Hosting-Dienstleistungen der ITEBO GmbH sowie den
Vergabemarktplatz „vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt damit bereits jetzt die
Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die schrittweise in den kommenden
Jahren verpflichtend eingeführt wird.
Ab dem 18. Oktober 2018 dürfen
öffentliche Auftraggeber bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte keine
abweichenden Mittel mehr verlangen, sondern sind zur Annahme ausschließlich
elektronischer Angebote verpflichtet. Im Unterschwellenbereich gilt für
Bauleistungen weiterhin das Wahlrecht des Auftraggebers. Eine Begrenzung auf
elektronische Angebote wäre aber ab diesem Zeitpunkt bereits zulässig.
Für die Vergabe von
Liefer- und Dienstleistungen sieht die in Niedersachsen noch in Kraft zu
setzende Unterschwellenvergabeordnung abweichende Übergangsvorschriften vor. Ab
dem 01. Januar 2019 ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die
Einreichung von elektronischen Angeboten zu akzeptieren. Ab dem 01. Januar 2020
ist vorzugeben, dass Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz
ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel übermitteln.
Die Zentrale
Vergabestelle des Landkreises Osnabrück wurde von vornherein unter der
Zielsetzung, die Dienstleistung auch für die kreisangehörigen Kommunen
anzubieten, konzipiert.
In Abhängigkeit von der Anzahl und dem
Umfang der jährlichen Vergaben sowie der Organisation der Beschaffungsvorgänge
stehen den Kommunen von der reinen Nutzung eines Serviceportals zur
Bereitstellung der Unterlagen und zur formgerechten Entgegennahme der Angebote
bis hin zur Etablierung eines eigenen Vergabemanagementsystems verschiedene
Möglichkeiten offen, um die eVergabe umzusetzen. Als weitere Option soll für
die Kommunen im Landkreis Osnabrück die Möglichkeit bestehen, sich der ZVS als
Dienstleister für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu bedienen, so
dass diese Kommunen keine eigenen technischen und personellen Ressourcen für
das Thema eVergabe vorhalten müssen.
Der Landkreis Osnabrück beabsichtigt,
mit interessierten Kommunen eine mandatierende Zweckvereinbarung zur Nutzung
der ZVS zu schließen. Diese beinhaltet die Regelung der Zuständigkeiten und die
aufzubringenden Kosten. Auf die Stadt Fürstenau entfallen die Personalkosten,
die vom Landkreis Osnabrück für die jeweiligen Vergabeverfahren aufgewendet
werden. Als Stundensatz ist in der Vereinbarung ein Betrag von 59,78 €
angesetzt worden.
Von der ZVS ist der durchschnittliche Zeitanteil für ein Vergabefahren
mit 6 Stunden angesetzt, so dass je Ausschreibung dementsprechend mit Kosten
von ca. 360,00 € gerechnet werden kann, wobei umfangreiche Verfahren
zeitaufwendiger und dementsprechend teurer sind und einfachere Verfahren einen
geringeren Zeitaufwand bewirken und dementsprechend günstiger sind. Der je
Ausschreibung erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis Osnabrück zu
dokumentieren.
Zusätzlich sind die laufenden Kosten für den Einsatz des
Vergabemanagementsystems von rd. 150 € durch die Stadt Fürstenau zu zahlen.
Die einmaligen Einrichtungskosten in Höhe von 790 Euro je Gemeinde
werden durch den Landkreis getragen. Zudem werden die Mitarbeiter der
Samtgemeinde Fürstenau durch die ZVS geschult und der Support über die ZVS
geleistet.
Folgende Vorteile bietet diese Kooperation:
- Die technischen Voraussetzungen der eVergabe müssen nicht
eigenständig geschaffen und bezahlt werden.
- Die ZVS steht als ständiger Ansprechpartner und Berater für
vergaberechtliche Angelegenheiten zur Verfügung.
·
Die ZVS führt das Vergabeverfahren
elektronisch durch.
·
Die ZVS verfügt über die personellen und
technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem
Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten bestehen,
rechtssicher durchzuführen.
·
Die Mitarbeiter der Samtgemeinde Fürstenau
können jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand
einsehen.
Bei der Samtgemeinde
Fürstenau verbleiben allerdings die fachspezifischen Aufgabenbereiche (u. a.
Erstellung der Leistungsverzeichnisse, fachspezifische Auskünfte,
Vergabevorschläge sowie die Kommunikation mit den Bietern).
Die Zweckvereinbarung
deckt Ausschreibungen ab einem Betrag von 10.000,00 € ab. Dieser Betrag wurde
vor dem Hintergrund gewählt, damit auch die Anwendung des Niedersächsischen
Tariftreue- und Vergabegesetzes berücksichtigt wird und die Vorlagepflicht beim
Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist.
Zweckvereinbarungen
unterliegen der Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind
öffentlich bekannt zu machen.
Für an öffentlichen
Aufträgen des Landkreises und seiner Kommunen interessierte Unternehmen ist die
einheitliche Vorgehensweise sowie die Nutzung eines einheitlichen technischen
Systems von Vorteil. Durch die digitale Bereitstellung sowie Bearbeitung der Vergabeunterlagen
entfallen u.a. Postwege und das Verfahren wird verkürzt. Die Einführung einer
eVergabe-Lösung ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die Vergabeunterlagen
einzusehen sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere durch die digitalisierte
Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter bezüglich Transparenz und
Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.
M o o r m a n n |
|
T r ü t k e n |
Fachdienst I |
|
S t a d t d i r e k t o r |
Anlagen
Beschlussvorschlag:
Die Verwaltung wird beauftragt, die Zweckvereinbarung (öffentlich-rechtliche Vereinbarung) über die Nutzung der Zentralen Vergabestelle mit dem Landkreis Osnabrück abzuschließen.
Finanzielle Auswirkungen:
Ja
Nein
Die jährlichen Kosten für die
Nutzung der Zentralen Vergabestelle hängen von der Anzahl und dem Umfang der
Vergaben ab. Die Kosten werden durch die Samtgemeinde Fürstenau übernommen.
R a m l e r
Fachbereich 3