Der Landkreis Osnabrück hat zum 01.01.2017 eine
Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet, die zunächst die Vergaben innerhalb
des Landkreises Osnabrück an einer Stelle gebündelt hat.
Die Kreisverwaltung ist genauso wie die
Samtgemeinde Fürstenau als öffentlicher Auftraggeber an die Bestimmungen der
EU, nationale Bestimmungen sowie an Länderrecht gebunden. Mit der Einrichtung
der ZVS wurde beim Landkreis Osnabrück eine Organisationsstruktur gefunden, die
ein hohes Maß an Rechts- und Praxiswissen auf diesem Gebiet garantiert und
somit ein rechtssicheres Arbeiten innerhalb des sehr komplexen und von häufigen
Änderungen betroffenen Vergaberechts ermöglicht.
Die ZVS des
Landkreises Osnabrück nutzt ein Vergabemanagementsystem, dass die
medienbruchfreie elektronische Bearbeitung eines Verfahrens von der Erfassung
und der Veröffentlichung und/oder Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über
die Annahme der Angebote und die Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur
Auftragsvergabe ermöglicht. Der Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das
Vergabemanagementsystem der Firma cosinex GmbH und die Hosting-Dienstleistungen
der ITEBO GmbH sowie den Vergabemarktplatz „vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt
damit bereits jetzt die Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die schrittweise
in den kommenden Jahren verpflichtend eingeführt wird.
Ab dem 18. Oktober 2018 dürfen öffentliche
Auftraggeber bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte keine abweichenden
Mittel mehr verlangen, sondern sind zur Annahme ausschließlich elektronischer
Angebote verpflichtet. Im Unterschwellenbereich gilt für Bauleistungen
weiterhin das Wahlrecht des Auftraggebers. Eine Begrenzung auf elektronische
Angebote wäre aber ab diesem Zeitpunkt bereits zulässig.
Für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen
sieht die in Niedersachsen noch in Kraft zu setzende
Unterschwellenvergabeordnung abweichende Übergangsvorschriften vor. Ab dem 01.
Januar 2019 ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Einreichung von
elektronischen Angeboten zu akzeptieren. Ab dem 01. Januar 2020 ist vorzugeben,
dass Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz ausschließlich
mithilfe elektronischer Mittel übermitteln.
Die Zentrale Vergabestelle des Landkreises
Osnabrück wurde von vornherein unter der Zielsetzung, die Dienstleistung auch
für die kreisangehörigen Kommunen anzubieten, konzipiert.
In Abhängigkeit von der Anzahl und dem Umfang der
jährlichen Vergaben sowie der Organisation der Beschaffungsvorgänge stehen den
Kommunen von der reinen Nutzung eines Serviceportals zur Bereitstellung der
Unterlagen und zur formgerechten Entgegennahme der Angebote bis hin zur
Etablierung eines eigenen Vergabemanagementsystems verschiedene Möglichkeiten
offen, um die eVergabe umzusetzen. Als weitere Option soll für die Kommunen im
Landkreis Osnabrück die Möglichkeit bestehen, sich der ZVS als Dienstleister
für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu bedienen, so dass diese
Kommunen keine eigenen technischen und personellen Ressourcen für das Thema
eVergabe vorhalten müssen.
Der Landkreis Osnabrück beabsichtigt, mit
interessierten Kommunen eine mandatierende Zweckvereinbarung zur Nutzung der
ZVS zu schließen. Diese beinhaltet die Regelung der Zuständigkeiten und die
aufzubringenden Kosten. Auf die Samtgemeinde Fürstenau entfallen die
Personalkosten, die vom Landkreis Osnabrück für die jeweiligen Vergabeverfahren
aufgewendet werden. Als Stundensatz ist in der Vereinbarung ein Betrag von
59,78 € angesetzt worden.
Von
der ZVS ist der durchschnittliche Zeitanteil für ein Vergabefahren mit 6
Stunden angesetzt, so dass je Ausschreibung dementsprechend mit Kosten von ca.
360,00 € gerechnet werden kann, wobei umfangreiche Verfahren zeitaufwendiger
und dementsprechend teurer sind und einfachere Verfahren einen geringeren
Zeitaufwand bewirken und dementsprechend günstiger sind. Der je Ausschreibung
erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis Osnabrück zu dokumentieren.
Zusätzlich
sind die laufenden Kosten für den Einsatz des Vergabemanagementsystems von rd.
150 € durch die Samtgemeinde Fürstenau zu zahlen.
Die
einmaligen Einrichtungskosten in Höhe von 790 Euro je Gemeinde werden durch den
Landkreis getragen. Zudem werden die Mitarbeiter der Samtgemeinde Fürstenau
durch die ZVS geschult und der Support über die ZVS geleistet.
Folgende Vorteile bietet diese Kooperation:
- Die
technischen Voraussetzungen der eVergabe müssen nicht eigenständig
geschaffen und bezahlt werden.
- Die ZVS
steht als ständiger Ansprechpartner und Berater für vergaberechtliche
Angelegenheiten zur Verfügung.
·
Die ZVS führt das Vergabeverfahren elektronisch
durch.
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Die ZVS verfügt über die personellen und
technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem
Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten bestehen,
rechtssicher durchzuführen.
·
Die Mitarbeiter der Samtgemeinde Fürstenau können
jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand einsehen.
Bei der Samtgemeinde Fürstenau verbleiben
allerdings die fachspezifischen Aufgabenbereiche (u. a. Erstellung der
Leistungsverzeichnisse, fachspezifische Auskünfte, Vergabevorschläge sowie die
Kommunikation mit den Bietern).
Die Zweckvereinbarung deckt Ausschreibungen
ab einem Betrag von 10.000,00 € ab. Dieser Betrag wurde vor dem Hintergrund
gewählt, damit auch die Anwendung des Niedersächsischen Tariftreue- und
Vergabegesetzes berücksichtigt wird und die Vorlagepflicht beim
Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist.
Zweckvereinbarungen unterliegen der
Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind öffentlich bekannt zu
machen.
Für an öffentlichen Aufträgen des Landkreises
und seiner Kommunen interessierte Unternehmen ist die einheitliche
Vorgehensweise sowie die Nutzung eines einheitlichen technischen Systems von
Vorteil. Durch die digitale Bereitstellung sowie Bearbeitung der
Vergabeunterlagen entfallen u.a. Postwege und das Verfahren wird verkürzt. Die
Einführung einer eVergabe-Lösung ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die
Vergabeunterlagen einzusehen sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere
durch die digitalisierte Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter
bezüglich Transparenz und Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.
Der Entwurf der Vereinbarung ist dieser Vorlage beigefügt.
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M o o r m a n n |
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T r ü t k e n |
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Fachdienst I |
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Samtgemeindebürgermeister |
Anlagen
Beschlussvorschlag:
Die Verwaltung wird beauftragt, die Zweckvereinbarung (öffentlich-rechtliche Vereinbarung) über die Nutzung der Zentralen Vergabestelle mit dem Landkreis Osnabrück abzuschließen.