In den vergangenen Jahren haben sich die Aufgaben- und die Stellenstruktur in der Samtgemeindeverwaltung stark geändert, sei es durch Reform- bzw. Modernisierungsprozesse (z. B. Neues Kommunales Rechnungswesen), aber auch durch regelmäßige rechtliche bzw. organisatorische Veränderungen. Insbesondere die altersbedingte Fluktuation (Altersteilzeit, Eintritt in den Ruhestand) führte zu starken Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation und damit auch in der Aufgabenstruktur. In den letzten 2 Jahren wurden fast 20% der Stellen des Stammpersonals neu besetzt. Weitere personelle Veränderungen stehen bevor.
Diese Entwicklungen haben auch dazu geführt, dass zum 01.02.2012 eine Neuorganisation der Samtgemeindeverwaltung umgesetzt wurde.
Ebenso ist inzwischen deutlich spürbar, dass sich die Bewerbungssituation von jungen Nachwuchskräften schwierig gestaltet. Die Bewerberzahlen sinken sowohl bei der Ausschreibung von Ausbildungskräften als auch bei der Ausschreibung von Sachbearbeiterstellen.
Die oben genannten Reform- und Modernisierungsprozesse sowie rechtliche und sonstige Entwicklungen haben den Aufgabenbestand stark beeinflusst. Neben der Abgabe von Aufgaben sind im Gegenzug neue Aufgaben hinzugekommen.
Abgänge:
- Abgabe der Aufgabe Wasserversorgung
- Abgabe der Aufgabe Abwasserbeseitigung
- Abgabe der Aufgabe Abfallentsorgung
Umstellungen bzw. Übernahme neuer Aufgaben:
- Modellkommunengesetz (Bürokratieabbau)
- Haushaltskonsolidierung
- Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen mit neuen Anforderungen und Aufgaben wie z. B. dem Aufbau einer Anlagenbuchhaltung
- Begleitung des Projektes Ferien- und Freizeitpark Fürstenau
- Neugestaltung des Tarif- und des Beamtenrechts
- Diverse Projekte im Rahmen des Integrierten Ländlichen Entwicklungskonzeptes (ILEK) wie z. B. Klimaschutz, Azubis werben Azubis, Unternehmertag, Erlebnisregion Artland
- Übernahme der Aufgabe Kindertagespflege
- Einrichtung eines Familienservicebüros
- Einrichtung eines Jugendparlamentes
- …
Während bei der Abgabe der Aufgaben jeweils eine personelle Anpassung vorgenommen wurde, ist dies bei der Übertragung neuer Aufgaben in der Regel nicht geschehen. Dies führte in der Vergangenheit dazu, dass es immer wieder zu personellen Engpässen gekommen ist, die nur schwer oder teilweise gar nicht aufgefangen werden konnten und zu Arbeitsrückständen geführt haben. Krankheitsbedingte Ausfälle können von den Kolleginnen und Kollegen nicht kompensiert werden, die Gründe liegen nicht nur in der eigenen Arbeitsbelastung, sondern auch an der Vertretungssituation.
In vielen Bereichen konnte hinsichtlich der sachgerechten Aufgabenabwicklung nur reagiert, aber nicht agiert werden, so dass zeitaufwändige Projekte, die kurz- bzw. mittelfristig zu einer erhöhten Arbeitseffizienz und sonstigen Verbesserungen führen würden, regelmäßig zurückgestellt wurden und zum Teil noch werden.
Zu nennen wären beispielhaft die Überarbeitung der Internetseiten, die Einführung eines Archivierungsprogramms und damit die Überarbeitung des Aktenplanes, die Abrechnung von Überstundenzuschlägen über das Zeiterfassungsprogramm, Überarbeitung des Aufgabengliederungsplanes, Abrechnung von Erschließungsbeiträgen, Ausschreibungen für Maßnahmen im Bereich der Unterhaltung der Grundstücke und Gebäude.
Inzwischen sind bei einigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Indikatoren für Überlastungssituationen deutlich erkennbar, die sich nicht nur durch den kontinuierlichen Aufbau von Überstunden, sondern auch durch krankheitsbedingte Ausfälle bemerkbar machen.
Im Zuge einer externen Organisationsberatung könnte ein unabhängiger Dritter Verbesserungsvorschläge in der Aufbau- und Ablauforganisation aufzeigen und neben einer Aufgabenkritik auch eine Personalbedarfsermittlung vornehmen. Im Zuge dieser Untersuchung können zwar Personalbedarfe festgestellt werden, die jedoch möglicherweise durch Umstrukturierungen, Ablaufänderungen oder ergänzende EDV-Verfahren wesentlich reduziert werden könnten.
Aus Sicht der Verwaltung ist es nicht nur aus Gründen der Fürsorgepflicht, sondern auch vor dem Hintergrund einer Optimierung sinnvoll, eine Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung inkl. Außenstellen und Touristikinformationsbüro durchzuführen. Eine Untersuchung des Bauhofes und der Freibäder ist ebenfalls anzustreben.
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(Ahrend) |
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(Selter) |
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Fachdienst I |
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Samtgemeindebürgermeister |
Beschlussvorschlag:
- Die Verwaltung wird beauftragt, eine externe Organisationsuntersuchung durchführen zu lassen. Inhalt der Untersuchung sind die Ablauforganisation, die Aufbauorganisation sowie die damit einhergehende Erstellung eines Aufgabengliederungsplanes sowie die Durchführung einer Aufgabenkritik.
- Die Verwaltung wird beauftragt, orientierende Angebote von mindestens drei Anbietern einzuholen.
Finanzielle Auswirkungen:
Im Rahmen der Haushaltsplanung 2013 ist zunächst ein Betrag in Höhe von 30.000 EUR zu berücksichtigen.
(Richter)
Fachbereich 3