Die Gemeinde Bippen schließt den vorliegenden Depositalvertrag mit dem Landesarchiv ab und gibt die Erklärung zur Unterschutzstellung von Deposita nach § 6 Abs. 2 Kulturgutschutzgesetz (KGSG) ab.

Für die Gemeinde Bippen besteht die Möglichkeit, Archivgut zur Archivierung im Landesarchiv abzugeben.

Die Hinterlegung des Archivguts ist rechtlich durch einen Depositalvertrag zu regeln.

 

Grundlage der archivischen Aufgaben ist das Niedersächsische Archivgesetz (NArchG). Unter Berücksichtigung des § 28 NDSG und des Art. 17 DSGVO sind die Kommunen laut § 7 NArchG ebenfalls zur Unterhaltung eigener Archive verpflichtet. Sofern die Gemeinde Bippen sich nicht für ein eigenes Archiv entscheidet – damit ist nicht die Altregistratur gemeint – muss über die Möglichkeit zur Abgabe an das Landesarchiv oder andere öffentliche Archive entschieden werden.

 

Grundsätzlich würden für die Deponierung von Archivgut im Landesarchiv Kosten entstehen.

Da sich die Gemeinde aber gemäß dem Kooperationsvertrag von 2011 zwischen dem Landesarchiv, dem Landkreis und den kreisangehörigen Gemeinden an den Personalkosten für die beiden Kreisarchivarinnen beteiligt, fallen diese weg. Dies ist in § 7 Abs. 3 des vorliegenden Vertragsentwurfs berücksichtigt worden. Es entstehen lediglich Kosten für den Transport des analogen Archivguts an das Landesarchiv. Zusätzlich können Kosten für ggf. notwendige Restaurierungsmaßnahmen am analogen Archivgut entstehen.

Sobald digitales Archivgut ebenfalls übernommen werden soll, müsste über die Kosten für die Datenübertragung und –sicherung neu verhandelt werden.

 

Zusammen mit dem Depositalvertrag ist eine Erklärung zur Unterschutzstellung des gemeindlichen Archivguts nach Kulturschutzgesetz abzugeben.

Denn laut § 6 des KGSG gilt das Archivgut für die Dauer der Verwahrung im Landesarchiv nur mit Zustimmung der Gemeinde als nationales Kulturgut. Sollte es also aus irgendwelchen Gründen, wie zum Beispiel Diebstahl, zur Abwanderung des Kulturguts ins Ausland kommen, so würde das Land bzw. die Bundesregierung gem. §§ 69 und 70 KGSG nur Rückgabeansprüche geltend machen können, sofern die Erklärung vorab unterzeichnet wurde.

 

Nach Auskunft von Frau Schöpper vom Niedersächsischen Landesarchiv in Osnabrück könnten z. B. Protokollbücher, Meldebücher bis etwa 1970 u. a. archivwürdig sein.

Wenn sich die Gemeinde für den Abschluss des Depositalvertrages entscheiden und somit für eine Übergabe von Unterlagen an das Landesarchiv, würde Frau Schöpper sich vor Ort ein Bild machen und entscheiden, welche Unterlagen in das Landesarchiv übernommen werden können.

Der Rat beschließt einstimmig (12 Ja-Stimmen):