Sitzung: 03.04.2019 Gemeinderat Bippen
Beschluss: einstimmig
Abstimmung: Ja: 10, Nein: 0, Enthaltung: 0, Befangen: 0
Die Verwaltung wird beauftragt, die Zweckvereinbarung (öffentlich-rechtliche Vereinbarung) über die Nutzung der Zentralen Vergabestelle mit dem Landkreis Osnabrück abzuschließen.
Der Landkreis Osnabrück hat zum 01.01.2017 eine
Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet, die zunächst die Vergaben innerhalb
des Landkreises Osnabrück an einer Stelle gebündelt hat.
Die Kreisverwaltung ist genauso wie die
Gemeinde Bippen als öffentlicher Auftraggeber an die Bestimmungen der EU,
nationale Bestimmungen sowie an Länderrecht gebunden. Mit der Einrichtung der
ZVS wurde beim Landkreis Osnabrück eine Organisationsstruktur gefunden, die ein
hohes Maß an Rechts- und Praxiswissen auf diesem Gebiet garantiert und somit
ein rechtssicheres Arbeiten innerhalb des sehr komplexen und von häufigen
Änderungen betroffenen Vergaberechts ermöglicht.
Die ZVS des Landkreises Osnabrück nutzt ein
Vergabemanagementsystem, dass die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung
eines Verfahrens von der Erfassung und der Veröffentlichung und/oder
Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über die Annahme der Angebote und die
Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur Auftragsvergabe ermöglicht. Der
Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das Vergabemanagementsystem der Firma cosinex
GmbH und die Hosting-Dienstleistungen der ITEBO GmbH sowie den
Vergabemarktplatz „vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt damit bereits jetzt die
Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die schrittweise in den kommenden
Jahren verpflichtend eingeführt wird.
Ab dem 18. Oktober 2018 dürfen öffentliche
Auftraggeber bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte keine abweichenden
Mittel mehr verlangen, sondern sind zur Annahme ausschließlich elektronischer
Angebote verpflichtet. Im Unterschwellenbereich gilt für Bauleistungen
weiterhin das Wahlrecht des Auftraggebers. Eine Begrenzung auf elektronische
Angebote wäre aber ab diesem Zeitpunkt bereits zulässig.
Für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen
sieht die in Niedersachsen noch in Kraft zu setzende
Unterschwellenvergabeordnung abweichende Übergangsvorschriften vor. Ab dem 01.
Januar 2019 ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Einreichung von
elektronischen Angeboten zu akzeptieren. Ab dem 01. Januar 2020 ist vorzugeben,
dass Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz ausschließlich
mithilfe elektronischer Mittel übermitteln.
Die Zentrale Vergabestelle des Landkreises
Osnabrück wurde von vornherein unter der Zielsetzung, die Dienstleistung auch
für die kreisangehörigen Kommunen anzubieten, konzipiert.
In Abhängigkeit von der Anzahl und dem Umfang der
jährlichen Vergaben sowie der Organisation der Beschaffungsvorgänge stehen den
Kommunen von der reinen Nutzung eines Serviceportals zur Bereitstellung der
Unterlagen und zur formgerechten Entgegennahme der Angebote bis hin zur
Etablierung eines eigenen Vergabemanagementsystems verschiedene Möglichkeiten
offen, um die eVergabe umzusetzen. Als weitere Option soll für die Kommunen im
Landkreis Osnabrück die Möglichkeit bestehen, sich der ZVS als Dienstleister
für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu bedienen, so dass diese
Kommunen keine eigenen technischen und personellen Ressourcen für das Thema
eVergabe vorhalten müssen.
Der Landkreis Osnabrück beabsichtigt, mit
interessierten Kommunen eine mandatierende Zweckvereinbarung zur Nutzung der
ZVS zu schließen. Diese beinhaltet die Regelung der Zuständigkeiten und die
aufzubringenden Kosten. Auf die Gemeinde Bippen entfallen die Personalkosten,
die vom Landkreis Osnabrück für die jeweiligen Vergabeverfahren aufgewendet
werden. Als Stundensatz ist in der Vereinbarung ein Betrag von 59,78 €
angesetzt worden.
Von der ZVS ist der durchschnittliche Zeitanteil
für ein Vergabefahren mit 6 Stunden angesetzt, so dass je Ausschreibung
dementsprechend mit Kosten von ca. 360,00 € gerechnet werden kann, wobei
umfangreiche Verfahren zeitaufwendiger und dementsprechend teurer sind und
einfachere Verfahren einen geringeren Zeitaufwand bewirken und dementsprechend
günstiger sind. Der je Ausschreibung erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis
Osnabrück zu dokumentieren.
Zusätzlich sind die laufenden Kosten für den
Einsatz des Vergabemanagementsystems von rd. 150,00 € durch die Gemeinde
Bippen zu zahlen.
Die einmaligen Einrichtungskosten in Höhe von 790,00 €
je Gemeinde werden durch den Landkreis getragen. Zudem werden die Mitarbeiter
der Samtgemeinde Fürstenau durch die ZVS geschult und der Support über die ZVS
geleistet.
Folgende Vorteile bietet diese Kooperation:
- Die
technischen Voraussetzungen der eVergabe müssen nicht eigenständig
geschaffen und bezahlt werden.
- Die ZVS
steht als ständiger Ansprechpartner und Berater für vergaberechtliche
Angelegenheiten zur Verfügung.
·
Die ZVS führt das Vergabeverfahren elektronisch
durch.
·
Die ZVS verfügt über die personellen und
technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem
Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten bestehen,
rechtssicher durchzuführen.
·
Die Mitarbeiter der Samtgemeinde Fürstenau können
jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand einsehen.
Bei der Gemeinde verbleiben allerdings die
fachspezifischen Aufgabenbereiche (u. a. Erstellung der
Leistungsverzeichnisse, fachspezifische Auskünfte, Vergabevorschläge sowie die
Kommunikation mit den Bietern).
Die Zweckvereinbarung deckt Ausschreibungen
ab einem Betrag von 10.000,00 € ab. Dieser Betrag wurde vor dem
Hintergrund gewählt, damit auch die Anwendung des Niedersächsischen Tariftreue-
und Vergabegesetzes berücksichtigt wird und die Vorlagepflicht beim
Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist.
Zweckvereinbarungen unterliegen der
Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind öffentlich bekannt zu
machen.
Für an öffentlichen Aufträgen des Landkreises
und seiner Kommunen interessierte Unternehmen ist die einheitliche
Vorgehensweise sowie die Nutzung eines einheitlichen technischen Systems von
Vorteil. Durch die digitale Bereitstellung sowie Bearbeitung der Vergabeunterlagen
entfallen u. a. Postwege und das Verfahren wird verkürzt. Die Einführung einer
eVergabe-Lösung ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die Vergabeunterlagen
einzusehen sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere durch die
digitalisierte Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter bezüglich
Transparenz und Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.
Die Kosten für die Vergabeverfahren werden im
Innenverhältnis durch die Samtgemeinde Fürstenau übernommen.
Der Rat beschließt einstimmig
(10 Ja-Stimmen):